Ogni azienda produce costantemente file ed al contempo accumula negli anni numerosi documenti, la cui conservazione, reperibilità ed archiviazione è di vitale importanza. Quando nel mondo professionale si parla di gestione dei documenti si fa riferimento ad un sistema avanzato in grado di elaborare i documenti digitali all’interno di uno specifico processo, al fine di renderli collegati tra loro ed al contempo connessi ai dati che li compongono. Questi software agiscono in maniera automatizzata e sono a loro volta orchestrati da esperti nel settore, come i professionisti di Datasis Group, azienda che si occupa di lettura ottica e acquisizione dei dati e di creazione di software per la gestione dei documenti.
La gestione documentale
La gestione documentale è una soluzione professionale che supera il procedimento di archiviazione documentale digitale (inteso come la realizzazione di un luogo informatico che archivia semplicemente i documenti): un sistema di lettura ottico può estrapolare in modo automatico una serie di dati da un documento, scansionandolo. Nel processo eseguito da un software per la gestione dei documenti professionale il documento è interamente assimilato dal software e con esso ogni dato (numero, parola, grafico) incluso in esso. Il sistema è in grado dunque di riconoscere un componente di un file, digitalizzarlo e usarlo come indice per ricerche successive.
Caratteristiche e componenti del software per la gestione dei documenti
Un sistema software per la gestione dei documenti lavora mediante uno schema procedurale ben preciso, che prevede alcuni step.
Indicizzazione: ciascun documento scansionato è composto non solo dal proprio contenuto, ma anche da alcune informazioni (data creazione, numero ordine, codice cliente, numero di protocollo) che lo identificano; una funzione base di tale software è quella di estrarre in automatico i dati dal documento in fase di scansione (mediante tecnologia OCR) creando istantaneamente dei “tag elettronici” che collegano tale file con l’archivio digitale.
Integrazione: il sistema gestionale evoluto entra in una logica metodologica che fa parte della norma lavorativa del personale dell’azienda; esso viene quindi percepito come una risorsa, non come un peso. A tale scopo è essenziale che il software sia leggibile da tutte le applicazioni quotidiane e permetta una scansione dei file che non interrompa il lavoro di routine. Questo atteggiamento permette di sfruttare tutta la potenzialità di queste tipologie di software.
Archiviazione: il software di gestione documentale è necessario che sia semplice identificare e recuperare i documenti digitali necessari qualsiasi istante.
Sicurezza: un software gestionale evoluto e professionale deve prevedere che ogni accesso all’archivio sia tracciabile, mediante un sistema di privilegi d’accesso; questo impedisce una visione dei file non autorizzata ed in maniera gerarchica.
Datasis Group trova il suo punto di forza nella personalizzazione dei software per la gestione dei file. Infatti, sebbene un software professionale debba rispettare dei requisiti di qualità e di sicurezza, ciascuna azienda vive una realtà lavorativa propria ed unica; ciò comporta che la progettazione e la creazione del software avvengano in maniera mirata, e non solamente con prodotti standard.